Szervezz céges rendezvényt úgy, mint egy profi!
Egy céges rendezvény megtervezése, megszervezése, valamint sikeres lebonyolítása nem egyszerű feladat. Annak érdekében, hogy valóban elégedett arcokkal találkozz az esemény alkalmával, érdemes néhány tényezőt figyelembe venned, már a tervezés alatt is!
Hogyan vágj bele a tervezésbe? Mik a szervezés legfontosabb lépései? Hogyan lesz gördülékeny a rendezvény lebonyolítása? Megosztunk veled néhány jó tanácsot!
Céges rendezvény!?
Manapság számos kreatív formája ismert a céges rendezvényeknek, amelyek egyszerre szórakoztatóak és hasznosak. Azonban vannak az örökzöldek, melyek minden cég életében legalább évente egy alkalommal megrendezésre kerülnek.
A legnépszerűbb céges rendezvények:
- Csapatépítő
Ki ne szeretne jobban megismerkedni kollégáival és egy másik, sokkal lazább és szabadabb szituációban látni viselkedését? A közös játék, sportolás, vagy a még ma is kifejezetten népszerűnek számító szabadulószobákból történő kalandos kijutás pillanatok alatt közelebb hozhatja és összekovácsolhatja a csapatot.
Ezen események hatásaként pedig nem csak egy örömteli és önfeledt napot tölthet el együtt a csapat. A munkahelyre visszatérve sokkal hatékonyabbá válhat teljesítményük és növekedhet motivációjuk is.
- Workshop
A workshop kifejezetten hasznos, amennyiben egy konkrét és jól körülhatárolható problémával álltok szemben. A legideálisabb, ha kiszakítod a csapatodat a munkahelyi környezetből és egy új közegben, kötetlen és felszabadult formában vágtok neki a probléma megoldásának.
Egy ilyen műhelymunka alkalmával egy sokkal kreatívabb eredménnyel zárhatjátok a napot, amely nem csak pillanatnyi elégedettséggel fogja eltölteni a csapatot, de általa gondolkodásmódjuk is megváltozik.
- Családi napok
A család minden szempontból az első helyen kell, hogy szerepeljen. Így kiváló gondolat a céges családi nap szervezése. Hiszen mindamellett, hogy nem veszel el időt a munkatársaid magánéletéből egy olyan alternatívával szolgálhatsz, aminek köszönhetően egy másik arcukat ismerheted meg.
Játék, grillezés, esetleg egy koktélozással összekötött beszélgetés még jobban elmélyíti a kapcsolatokat.
A céges rendezvények azonban nem minden esetben a leggördülékenyebb események, így van néhány olyan dolog, amire szervezéskor érdemes kiemelkedő figyelmet fordítanod.
Mire figyelj oda a szervezés alkalmával?
1. A legfontosabb a pontos és részletgazdag tervezés!
Rendezvényszervezés nem kezdődhet pontos elhatározás és még pontosabb tervezet nélkül. Mindenekelőtt érdemes meghatároznod a céges rendezvény típusát, költségvetését, valamint a résztvevők számát.
A legjobb, ha készítesz egy aprólékos forgatókönyvet az esemény menetével kapcsolatban, így sorra tudod venni azokat a lényeges tényezőket, amelyek meghatározzák annak felépítését.
2. Rendelkezz hatékony kommunikációs stratégiával!
Egyszerű a dolgod, ha a cég munkatársainak szervezel egy kisebb eseményt. Abban az esetben azonban jogosan merülhet fel benned kérdés a megfelelő kommunikációval kapcsolatban, ha egy nagyobb esemény lebeg a szemeid előtt, amellyel egy szélesebb célközönséget kívánsz elérni. Ekkor előre érdemes meghatároznod a célközönségedhez illeszkedő kommunikációs stratégiát.
Fontos, hogy az egész esemény lebonyolítása alatt – azaz az esemény meghirdetésekor, közben, valamint utána is ugyanazt a nyelvezetet használd. A tudatos kommunikációdnak köszönhetően pedig egy pozitív kép fog kialakulni a résztvevőkben az általad képviselt brandről.
Milyen elemei vannak a kommunikációs stratégiának?
- Kiknek szól? Azaz mik a közönség igényei, milyen a beszédstílusuk?
- Miért szólítom meg a közönséget? Azaz mi a célom a kommunikációval?
- Mit szeretnék közölni? Azaz melyek a kulcsfontosságú üzenetek, amelyeket át szeretnék adni?
- Honnan tudom, hogy sikeres volt-e a kommunikáció? Azaz mely értékelési módszer lehet hatékony?
Az általad megálmodott céges rendezvényre csak abban az esetben várhatod az érdeklődőket, ha tudnak annak megrendezéséről, időpontjáról és helyszínéről. Ehhez azonban a megfelelő felületen szükséges hirdetned.
Hol hirdethetsz ma is hatékonyan?
- Google Ads
- PR, sajtómegjelenések
- Saját weboldal
3. Az esemény kulcsa: a megfelelő helyszín kiválasztása!
Tudod, hogy mi az esemény célja és menete, hogy kik lesznek a résztvevők, valamint azt is, hogy hogyan kommunikálj velük. A következő lépés a tökéletes helyszín megtalálása.
Akkor lehetsz biztos abban, hogy valóban a tökéletes színteret találtad meg, ha:
- a résztvevők számára könnyen elérhető és megközelíthető – közel van az autópályához vagy egy tömegközlekedési csomóponthoz.
- a befogadóképessége megfelel az általad előzőleg meghatározott létszámnak.
- a helyszín illeszkedik a céged által képviselt értékekhez és annak színvonalához
Továbbá érdemes még szem előtt tartanod:
- A jegyvásárlási lehetőséget.
Ez a tényező akkor elengedhetetlen, ha nem in-house céges rendezvény szervezel. Ekkor érdemes gyors és egyszerű jegyvásárlási lehetőséget biztosítanod, hogy az érdeklődők könnyen hozzáférjenek és probléma nélkül eljussanak hozzád. Velünk ez a lépés gyerekjáték!
- A beléptetés módját.
Hatékony lehet a hagyományos nyakpántos beléptetés. Azonban, ha szeretnéd az idejétmúlt rendszereket elengedni és a modern megoldással előállni: akkor próbáld ki a QR-kódos beléptetési rendszert, amellyel még jobban felgyorsíthatod a folyamatot.
- Catering minőségét.
Az általad szervezett céges rendezvényen kulcsfontosságú a megfelelő minőségű harapnivalók és italok biztosítása. Mindenkinek jól esik az előadások vagy a programok közötti szünetben elfogyasztott kényeztető pogácsa, sütemény vagy az energiát adó mennyei kávé. A catering minőségének szinten összhangban kell lennie az általad megszervezett esemény színvonalával.
4. Örökítsd meg az esemény lényeges mozzanatait!
Egy eseményről sem hiányozhat a történések megörökítésére szolgáló profi rendezvény videós és fotós csapat. Az elkészült fényképek és videós anyagok nem csak szép emlékként hatnak, melyeket a későbbiekben visszanézhetsz. Profitálhatsz az elkészült anyagokból!
Mégis milyen formában?
- Közzéteheted a közösségi média különböző felületein.
- Feltöltheted a céges weboldaladra.
- A következő eseményed kampányához is felhasználhatod.
5. Tudd meg, mit gondolnak a résztvevőid!
Az események terén is elengedhetetlen a visszajelzés kérése, hiszen e nélkül nem fogod tudni értékelni a munkádat és annak gyümölcsét. Az esemény után küldj körbe egy rövid kérdőívet a résztvevők között és kérd ki véleményüket a programsorozat, a catering, a helyszínválasztás és a bennük kialakult összkép kapcsán.
Értékes információval lehetsz gazdagabb, értékelheted saját munkádat, valamint tanulhatsz hibáidból is, amelyeket a későbbiekben kamatoztathatsz. Mindazonáltal pedig a résztvevőid is készséggel fognak rendelkezésedre állni, hiszen érezni fogják, hogy fontos a véleményük számodra.
A kérdőíved legyen rövid és lényegretörő, de a legideálisabb, ha az alábbi kérdések szerepelnek:
- Melyik program tetszett a legjobban?
- Mennyire volt elégedett az esemény menetrendjével?
- Mi az, ami a legkevésbé tetszett?
- Mi az, amin változtatna a jövőre való tekintettel?
Egy céges rendezvény megszervezése és lebonyolítása során bizonyára te is találkozni fogsz nehéz helyzetekkel, kihívásokkal és problémákkal, azonban egy tudatosan összeállított terv, valamint pontos elképzelések, valamint egy csipetnyi magabiztosság által a befektetett energia meghozza eredményét.
A legfontosabb, hogy mindig tartsd szem előtt, hogy ki a célcsoportod, valamint, hogy mi a célod az eseménnyel. Készíts egy részletekbe menő tervet, válassz profi jegyértékesítő rendszert, találj tökéletes helyszínt, örökítsd meg az eseményt, végül pedig kérj visszajelzést. Amennyiben a szemed előtt lebeg az elérendő cél és tudod, hogy mit akarsz, akkor nem foghatsz mellé!
